Mit Input-Management schliesst sich der Digitale Rundlauf bei cablex AG

Es gibt immer noch gute Gründe Verträge per Post zu versenden. Wir berichten hier aber nicht über diese Gründe, sondern über die Herausforderungen den Rücklauf von Verträgen zu meistern. Quasi die analoge Poststrecke auf dem Rückweg wieder zu digitalisieren.

Genau dieser Herausforderung haben wir uns bei cablex AG zusammen mit unserem Implementations-Partner CENT Systems angenommen.

Grundlage für ein erfolgreiches Inputmanagement ist, dass die ausgehenden Verträge mit einem Barcode versehen werden, welcher genau die Information enthält, welche für eine eindeutige Identifizierung und automatische Rückführung ins Ursprungssystem ermöglicht.

Nebst dieser automatischen Rückführung ist aber auch die inhaltliche Validierung der rückläufigen Verträge von zentraler Bedeutung. Die Validierung erfolgt automatisiert und KI-basiert durch das Hochleistungs-Scanning Center von CENT Systems. DocGenie® übernimmt den gescannten Vertrag zusammen mit den Resultaten von verschiedenen Prüfkriterien und übergibt alles an das Kundensystem (ServiceNow) von cablex AG.

Verträge, bei denen alle Prüfkriterien erfolgreich waren, werden nicht nur abgelegt, sondern auch mit korrektem Status auf «erledigt» gesetzt. Es muss keine manuelle Aufgabe mehr durchgeführt werden.

Wenn mindestens ein Prüfkriterium negativ war, dann wird der Vertrag zwar übergeben, aber mit einer automatischen Aufgabe an den Kundenbetreuer gemeldet. So konzentriert der vielbeschäftigte Kundenbetreuer sich nur noch um die relevanten Fälle.

Die Prüfkriterien können jederzeit erweitert werden, ohne dass dazu die Schnittstelle angepasst werden müsste.

Die Umsetzung erfolgte in Rekordzeit von gut 3 Monaten.